Tổ Chức Khóa Huy Hiệu Rừng cho Thế Kỷ Thứ 21, BSA

Mở đầu:

Sau 2 khóa Huy Hiệu Rừng (HHR) mới, được thử nghiệm vào năm 1999 và năm 2000 với nhiều khóa sinh là những trưởng đã từng phục vụ trong ban huấn luyện các khóa HHR, Hội Nam Hướng Đạo Hoa Kỳ bắt đầu từ năm 2001 áp dụng Khóa HHR mới trên toàn quốc với tên chính thức Khóa Huy Hiệu Rừng cho thế Kỷ Thứ 21 (Wood Badge for the 21st Centuty). *** (Kể từ đây chữ viết tắt HHR có nghĩa là HHR cho Thế Kỷ Thứ 21)

Vào tháng 6 cùng năm 2001, qua hệ thống Quốc Gia, HĐHK đồng ý mở khóa HHR cho các trưởng gốc Việt và dùng tên Tùng Nguyên IV với danh số SR-430. Có thể nói Tùng Nguyên IV cũng là khóa HHR cho Thế Kỷ Thứ 21 đầu tiên trên toàn quốc.

Tưởng cũng nên biết, Tùng Nguyên I đến Tùng Nguyên III dùng thủ bản và điều hành qua hệ thống Hướng Đạo (HĐ) Canada. Từ Tùng Nguyên IV đến VII, chương trình huấn luyện và điều hành theo hệ thống huấn luyện HHR của HĐ Hoa Kỳ.

• Tùng Nguyên IV (2001) với khóa trưởng Nguyễn Tấn Đệ, tại Camp Tanah-Keeta, West Palm Beach, Florida.
• Tùng Nguyên V (2005) với khóa trưởng Nguyễn Việt Nicholas, tại Emeral Bay, Catalina Island, California.
• Tùng Nguyên VI (2010) với khóa trưởng Lý Nhật Hui, tai Goshen Scout Reservation, Virginia.
• Tùng Nguyên VII (2013) với khóa trưởng Trần Văn Long, tại Rancho Alegre, Santa Barbara, California.

I. TỔ CHỨC

Một khóa Huy Hiệu Rừng cho Thế Kỷ Thứ 21 được chuẩn bị và thực hiện qua nhiều giai đoạn. Trong trường hợp khóa không thực hiện được ví dụ như không đủ ít nhất 30 khóa sinh trước 30 ngày hay có một biến cố đưa đến không mở được khóa trong thời điểm được xác định trong đơn mở khóa, tất cả thủ tục phải làm lại từ đầu.

1. Khởi đầu.

• Đơn Mở Khóa: Châu (Council) địa phương hay Liên Châu (Cluster; gồm nhiều Châu) nộp đơn xin mở khóa. Trong đơn ghi rõ tên của trưởng được đề cử làm khóa trưởng, địa điểm mở khóa và ngày mở khóa. Đơn được gửi cho Uỷ Ban Huấn Luyện Khu vực (Area), chuyển lên Vùng (Region) và sau đó sẽ được gửi về Uỷ Ban Huấn Luyện Quốc Gia để hoàn tất sự chấp thuận việc mở khóa với danh số riêng của khóa.

Đặc Biệt Tùng Nguyên: Đơn xin mở khóa do Ủy Ban Quốc Gia HĐVN (National Vietnamese Scouting Committee) và nộp cho Uỷ Ban Huấn Luyện Quốc Gia. Tuy nhiên, cũng cần được chuẩn thuận của Châu, Khu vực và Vùng nơi khóa dự trù tổ chức.

• Mời trưởng cộng tác giúp khóa: Khóa trưởng bắt đầu liên lạc và mời các trưởng giúp khóa. Các trưởng được mời và nhận lời giúp khóa gọi chung là các trưởng phụ tá “Staff”⁽¹⁾ hay ban huấn luyện của khóa. Việc chọn mời các trưởng vào ban huấn luyện người khóa trưởng có thể hỏi ý kiến đóng góp của trưởng Cố Vấn (Staff Advisor: Người làm việc chuyên nghiệp của HĐHK có nhiệm vụ giúp khóa để bảo đảm khóa được tổ chức theo đúng tiên chuẩn và nội dung) hay/và trưởng Tư Vấn cho Khóa Trưởng (Mentor to the Course Director), nhưng quyền quyết định vẫn do người khóa trưởng.
• Nộp danh sách trưởng cộng tác cho Châu (Council) hay Liên Châu để được chấp thuận.
• Tham dự Hội Nghị Khóa Trưởng: Tất cả các khóa trưởng cần phải tham dự Hội Nghị Khóa Trưởng (Course Director Conference) trước năm mở khóa. Khóa Huy Hiệu Rừng do các Châu hay Liên Châu mở thuộc Khu Vực (Area) nào thì tham dự hội nghị do khu vực đó tổ chức thường vào tháng Mười hay Tháng Mười Một hằng năm. Mặc dù không bắt buộc, nhưng các trưởng nhất là các trưởng chính của khóa cần nên tham dự hội nghị cùng với khóa trưởng. Trước khi bế mạc hội nghị, khóa trưởng và trưởng cố vấn được giới thiệu với toàn thể trưởng tham dự. Người khóa trưởng tuyên thệ và ký giấy bảo đảm sẽ thực thi theo đúng tiêu chuẩn, nội dung và hướng dẫn các trưởng phụ tá (staff) dựa theo thủ bản huấn luyện của khóa Huy Hiệu Rừng cho Thế Kỷ Thứ 21.
• Loan báo mở khóa với đơn ghi danh, lệ phí, thời gian và địa điểm.

2. Chuẩn bị

Khóa trưởng soạn thảo kế hoạch làm việc với các trưởng phụ tá chính:

• Thiếu Phó Đặc Trách Chương Trình (ASM Program):
  • Lập chương trình (thời khóa biểu) những ngày và những kỳ cắm trại ban huấn luyện sinh hoạt và thực tập,
  • Chương trình chi tiết hằng ngày kể các giờ giấc thuyết trình, trò chơi, sinh hoạt, ăn uống nghỉ ngơi trong suốt thời gian khóa mở cho đến khi kết thúc.
  • Dự thảo phân công các trưởng phụ trách đề tài thuyết trình hay hướng dẫn.
• Thiếu Phó Đặc Trách Hỗ-Trợ/Sắp-xếp (ASM Support/Physical Arrangement): Phân chia chỗ học, chỗ sinh hoạt, chỗ ăn uống, chỗ cắp trại đội, ngủ nghỉ. Nghiên cứu các vấn đề an toàn, an ninh, bảo vệ sức khỏe và tiện ích đời sống trong khóa.
• Thiếu Phó Đặc Trách Trưởng Hướng Dẫn Đội (ASM Troop Guides): Chương trình chuẩn bị, thực tập và giúp các trưởng Hướng Dẫn Đội.
• Thủ Cụ (Quatermaster):
  • Ngân khoản khóa, gồm có việc chi thu, bao gồm cả lệ phí ghi danh, vật dụng cần mua, quà lưu niệm.
  • Chuẩn bị vật dụng cho từng lớp thuyết trình, sinh hoạt và trò chơi.
  • Thực phẩm và ăn uống.
• Thư Ký (Scribe):

• • Chuẩn bị các tài liệu thông tin, tài liệu in trước phát cho trại sinh khi nhập trại.
  • Chuẩn bị cách thức thực hiện Báo Hằng Ngày (Gazette) trong trại.

• Đội Trưởng Nhất (Senior Patrol Leader): Chương trình điều hành Thiếu Đoàn.

Khóa trưởng liên lạc thường xuyên với tất cả phụ tá:

• Theo dõi số trại sinh ghi danh và báo tin trong những thời điểm 90 ngày, 45 ngày và 30 ngày trước khóa.
• Khuyến khích các phụ tá hoàn thành những công việc trong thời gian chuẩn bị.
• Xem lại tất cả những tài liệu sẽ phân phát trong khóa.
• Xem lại toàn bộ chương trình, thời khóa biểu, nội dung giảng dậy.

3. Ban huấn luyện sinh hoạt và thực tập

Theo thủ bản, ban huấn luyện phải sinh hoạt với nhau ít nhất là 3 ngày trong đó có thể 1 lần đi trại cuối tuần và thường được tổ chức ngay tại địa điểm mở khóa. Nhưng thực tế ban huấn luyện thường gặp nhau hay đi trại nhiều hơn nhiều, tùy theo yêu cầu của khóa trưởng. Thời gian này gọi là thời gian “Phát triển trưởng phụ tá” (Staff Development) hay “Phát triển ban huấn luyện”.

Thời gian này gồm có những công việc chính:

• Bàn thảo và quyết định cách thức việc tổ chức có tính cách riêng biệt của khóa mà không đi ngược lại tiêu chuẩn và nội dung của Khóa Huy Hiệu Rừng.
• Thực tập: Để bảo đảm cho khóa được hiệu năng cao, ban huấn luyện cùng thực tập với nhau như đúng chương trình trong khóa.
  • Các nghi thức như chào cờ, lễ ấu lên thiếu, v.v…
  • Tất cả các trò chơi hay những sinh hoạt chính trong khóa.
  • Các đề tài do mỗi trưởng phụ trách được lần lượt thực tập thuyết trình trước ban huấn luyện giống như sẽ được thuyết trình trước khóa sinh. Sau mỗi bài thực tập, các trưởng khác sẽ đóng góp ý kiến chia sẻ thêm để mỗi đề tài được hoàn hảo hơn. Đôi lúc đề tài hay trưởng phụ trách cần phải thực tập thuyết trình lại.

Đặc biệt Tùng Nguyên: Vì các trưởng không ở chung vùng nên những ngày gặp nhau hàng tháng hơi khó khăn. Ban huấn luyện chỉ gặp nhau vào một buổi trại cuối tuần và toàn ban nhập trại 4 ngày trước ngày mở khóa để tiếp tục thực tập và chuẩn bị trước khi trại sinh nhập trại. Ngoài ra, ban huấn luyện còn hội họp theo vùng, liên lạc thêm với nhau qua điện thư, qua các buổi họp trên điện thoại (tele-conference).
Trong thời gian sinh hoạt và thực tập trước ngày nhập trại, ban huấn luyện còn phải thực hiện thêm việc xây dựng, trang trí, chuẩn bị và tiếp đón khóa sinh.

Để biết thêm:
Một trong những điều kiện phục vụ trong ban huấn luyện các khóa HHR, các trưởng cần phải học thêm khóa “Trainer’s EDGE” hay đã hoàn tất khóa này trong vòng 3 năm trước khóa đi phục vụ. Khóa Trainer’s EDGE được tổ chức hằng năm do Châu hay Liên Châu tổ chức. (Trainer’s EDGE là tên chính thức của khóa huấn luyện cho các trưởng huấn luyện)

Đặc biệt Tùng Nguyên: Để tiện cho các trưởng trong ban huấn luyện, khóa Trainer’s EDGE được mở riêng ngay trong ngày đầu của thời gian “Phát triển ban huấn luyện”.

4. Khóa chính thức

Khóa Huy Hiệu Rừng gồm có 2 phần:

• Phần huấn luyện tại trại: Khóa Huy Hiệu Rừng trên nguyên tắc là khóa 6 ngày, nhưng vì nhu cầu thuận tiện nhất là vì việc làm, nên thông thường các khóa được tổ chức thành 2 lần cách quãng, mỗi lần 3 ngày trại với một hay hai tuần nghỉ ở nhà hay sinh hoạt đội giữa hai kỳ trại.

Đặc biệt Tùng Nguyên: Tất cả các khóa Tùng Nguyên từ IV đến Tùng Nguyên VII, phần huấn luyện tại trại được tổ chức theo chương trình 6 ngày liên tục.

• Phần mỗi khóa sinh tiếp tục hoàn tất qui ước (ticket) của mình. Phần này tối thiểu phải 6 tháng và tối đa 18 tháng sau khi rời trại huấn luyện. Khi một khóa sinh hoàn tất qui ước của mình, khóa sinh báo cho trưởng Hướng Dẫn biết, trưởng Hướng Dẫn chấp thuận và chuyển cho Đội Trưởng Nhất và Khóa Trưởng đế tổ chức lễ trao HHR.

5. Kết thúc khóa

18 tháng sau phần huấn luyện tại trại, khóa trưởng tuyên bố chính thức chấm dứt khóa cũng như chấm dứt nhiệm vụ của toàn ban huấn luyện khóa. Trong tháng thứ 19, khóa trưởng phải hoàn tất việc báo cáo chi tiết của khóa với Chủ Tịch Ủy Ban Huấn Luyện Khu Vực (Area), Văn phòng Châu hay Liên Châu và Văn Phòng HĐ Quốc Gia.
Đặc biệt Tùng Nguyên: Báo cáo cho Ủy Ban Huấn Luyện Quốc Gia.

II. BAN HUẤN LUYỆN

Mỗi một khóa HHR có những nét đặc thù riêng, trường hợp các trưởng giúp khóa cũng thế, tùy theo lời mời của khóa trưởng, các trưởng giúp cho một khóa chỉ có thể được gọi là ban huấn luyện cho khóa đó mà thôi, KHÔNG CÓ TÍNH CÁCH VĨNH VIỄN. Tuy nhiên mỗi cá nhân có thể được mời gọi phục vụ cho nhiều khóa khác nhau và do mỗi khóa trưởng mời riêng. Đối với HĐHK, tất cả các trưởng giúp cho một khóa HHR đều được gọi là trưởng phụ tá cho khóa đó với nhiệm vụ khác biệt.

Kể từ cuối năm 2006, trưởng được mời phục vụ dựa trên tiểu chuẩn chính: đã hoàn tất khóa HHR cho Thế Kỷ Thứ 21 hay đã tùng phục vụ cho khóa HHR cho Thế Kỷ Thứ 21. Các trưởng đã hoàn tất hay đã chỉ phục vụ cho các khóa HHR cũ kể như không đủ điều kiện để phục vụ trong khóa mới. Riêng trong thời gian chuyển tiếp từ đầu từ năm 2001 đến cuối năm 2006, các trưởng có HHR cũ được tham dự trong việc huấn luyện.

Số trưởng trong ban huấn luyện của mỗi khóa không có qui định là bao nhiêu người. Trong thủ bản chỉ đòi hỏi phải có một số trưởng với trách vụ bắt buộc phải có. Thủ bản cũng đề nghị thêm nên chọn 1/3 số trưởng mới chưa phục vụ cho khóa HHR bao giờ để giúp họ phát triển thêm và khuyến cáo không nên chọn quá nhiều người. Việc chọn bao nhiêu người tùy theo quyết định của khóa trưởng.

Khóa HHR được tổ chức theo khuân mẫu của một thiếu đoàn, nên một số trưởng đóng vai của người lớn (ví dụ) như thiếu trưởng, thiếu phó, một số trưởng trong ban huấn luyện đóng vai như những em trong một thiếu đoàn (ví dụ như đội trưởng nhất, hướng dẫn đội, thư ký, vv…).

1. Trưởng bắt buộc cần phải có cho mỗi khóa HHR:
   • Khóa Trưởng (Course Director), cũng được gọi là Thiếu Trưởng (Scoutmaster) Thiếu Đoàn Gilwell Số1
   • Thiếu-Phó Chương-trình (Assistant Scoutmaster/Program)
   • Thiếu-Phó Hỗ-Trợ/Sắp-xếp (Assistant Scoutmaster/Support and Physical Arrangement)
   • Thiếu-Phó đặc trách Trưởng Hướng-Dẫn (Assistant Scoutmaster/Troop Guides )
   • Đội-Trưởng Nhất (Senior Patrol Leader)
   • Thư Ký (Troop Scribe)
   • Thủ-Cụ (Troop Quartermaster)
   • Hướng-Dẫn Đội (Troop Guide) cho mỗi đội.

2. Trưởng phụ tá được mời thêm tùy theo nhu cầu và quyết định của khóa trưởng nhất là trong trường hợp có đông khóa sinh:

• • Thêm các trưởng trong các trách vụ như: Đội Trưởng Nhì (Assistant Senior Patrol Leader), trưởng phụ tá Thủ Cụ (Assistant Troop Quatermaster), Phụ tá Thư Ký (Assistant Troop Scribe).

3. Trưởng Cố Vấn (Staff Advisor): Trưởng chuyên nghiệp, đại diện cho HĐHK.
4. Trưởng Tư Vấn Cho Khóa Trưởng (Mentor to the Course Diretor): Nếu có sự yêu cầu của Châu và Chủ Tịch Ủy Ban Huấn Luyện Châu hay Liên Châu. Tuy nhiên nếu Châu không yêu cầu, khóa trưởng vẫn có thể mời một trưởng làm trưởng Tư Vấn.
5. Trưởng giảng dậy (Instructor)
6. Người chuyên môn:

• • Những người giúp về các công việc chuyên-môn như bác-sĩ, y-tá, vv. và không phải là Trưởng Phụ Tá khóa.

Tất cả các trưởng trong mục 1, 2 và 3 phải luôn có mặt tại trại khi khóa bắt dầu phần huấn luyện cho đến lúc khóa chấm dứt. Các trưởng khác tuy không bắt buộc nhưng luôn được khuyến khích ở luôn trong trại trong thời gian có khóa sinh.

Ngoài trưởng Cố Vấn (Staff Advisor) và Khóa Trưởng (Course Director) được bổ nhiệm cho một khóa, tất cả các trưởng trong ban huấn luyện do khóa trưởng chọn mời.

Trần Văn Long
Mùa Thu 2013

________
Ghi Chú:
(1) Hội Nam HĐHK không có Toán hay Ban Huấn Luyện chung mà chỉ có Ủy Ban Huấn Luyện Đạo (District Training Committee), Ủy Ban Huấn Luyện Châu (Council Training Committee) chịu trách nhiệm phối hợp và tổ chức các khóa huấn luyện trong Châu. Riêng Ủy Ban Huấn Luyện Khu Vực, Miền hay Quốc Gia (Area, Region and National) thông thường chỉ chuẩn phê và theo dõi các khóa huấn luyện hay tổ chức các hội nghị liên quan đến huấn luyện ví dụ như Hội Nghị Khóa Trưởng (Course Director Conference), có Khu Vực (Area) còn mở rộng thêm cho tất cả trưởng huấn luyện nên còn gọi là Hội Nghị Trưởng Huấn Luyện (Trainer’s Conference). Các trưởng sẽ phục vụ khóa vào năm kế tiếp luôn được khuyến khích tham dự hội nghị.

Tham khảo:
Thủ bản huấn luyện HHR (Wood Badge for the 21st Century 2012, Administrative Guide and Staff Guide, 2011 Edition)